Hur man organiserar filer
Share
När du utvecklar ett system för att hantera pappersinflöde är det lätt att hålla kontrollen. Se hur du organiserar filer och viktiga dokument, plus lära dig de goda vanorna som hjälper dig att tämja papperstigeren permanent.
Uppdaterad: 17 februari 2017 Spara Pin FB Central in-Box Utpeka en plats för all inkommande papper - post, kvitton, skolpapper, flygblad, allting. En enda stapel, även om den's sizable, slår flera mindre svampar runt huset.
Actionfil Gå igenom din inkorg varje dag för att dra saker som behöver uppmärksamhet. Sortera dem efter brådskande hastighet i en tredelad "aktionsfil". Håll filen öppen så att du'Jag kommer ihåg att kolla det ofta.
Avfallsstation Håll en shredder, papperskorgen och papperskorgen så att du kan kasta oönskat papper så fort det går in i huset innan det slår in i rutan.
Arkivskåp Om utrymmet tillåter, ha ett arkivskåp för papper som inte gör det'Jag behöver inte handla, bara arkivering. Om inte, samla papper till fil i en lättillgänglig låda eller mapp. Överför dem till långtidslagring, var som helst, månadsvis.
Organisera viktiga papper
Arrangör Charlotte Steill of Simply Put Organizing har ett smidigt system för att identifiera, lagra och hantera papper som behöver uppmärksamhet, allt på bara några minuter om dagen:
1. Ställ in en åtgärdsfil Bestäm vilken typ av tredelad filbehållare som passar din organisationsstil och tillgängligt utrymme. Märk avsnittet "Gör nu", "Gör senare" och "Väntar".
Tips: Det system du ställt upp för dina handlingshandlingar - en dragspelfil, trådbords sorterare, stapelbara lådor, färgade mappar - ska matcha din arkivstil. Om du're a piler, du behöver en visuell påminnelse att hantera papper. Klara plaststapelfack från en kontorsleveransbutik visar dig när du behöver vidta åtgärder på varje kategori. Om du'du är en fil, du gillar allt på plats med minimal visuell rubbning. En skrivbordsfilslåda som är utrustad med tre märkta mappar håller åtgärden i närheten men ser snygg ut.
2. Sortera i rutan Fråga dig själv om var och en i din in-box, Vad är nästa åtgärd som måste hända och när? Svaret kommer att uppmana dig att ange det i en av kategorierna:
- "Gör nu" innehåller allt du behöver att agera i nästa vecka. Exempel: räkningar att betala, tillståndslips, festinbjudningar med RSVP
- "Senare" innehåller saker du planerar att agera inom de närmaste tre månaderna. Exempel: semesterflyger, ett refinansierat erbjudande från din bank, en katalog som innehåller något du planerar att köpa
- "Väntar" innehåller något som du väntar på ett svar på. Exempel: kvitto för ett order inköp som har hasn't anlände
Allt annat i din in-box är sannolikt ett arkiv eller referenspapper. Arkivpapper, till exempel kontoutdrag, hör hemma i arkivskåpet. Inget hemkontor? Skjut in en arkivskåp under en tygdämpad konsol i ditt vardagsrum eller matsal. Vid skattetid gör plats för det kommande året's papper genom att flytta gamla dokument till en dragspel fil; Flytta sedan filen till den utomordentliga lagringen.
3. Underhålla din åtgärdsfil "Tänk på detta som en levande andningsändelse, som en fisk som behöver vårdas varje dag, säger Steill. Här's hur man följer med inkommande papper och de som väntar i din actionfil, så det faller ingenting genom sprickorna:
- Varje dag eller två: Sortera papper från din inbox i handlingsfilen. Öppna också din Do Now-fil och ta snabb åtgärd på de mest tidskänsliga objekten.
- En gång i veckan: Besök din Senare fil och ta alla åtgärder du kan, flytta objekt till andra filer i ditt system eller till papperskorgen. Kika i väntan och följ upp efter behov. När föremålen löser sig, återvinn papperet eller ställ det åt sidan för långtidsförvaring.
- En gång i månaden: Flytta arkivpapper till din långsiktiga lagringslösning.
Filer Diverse papper
don't låt alla de olika papper du vill spara täppa din in-box eller stapla runt huset. Håll dem praktiska men ur syn med dessa idéer.
Artiklar du vill läsa Håll ett dokumentkuvert i din bil eller påse så att du kan läsa medan du väntar.
Inspiration och referenssidor från tidskrifter Lagra dessa sidor i en dragspelfilmapp med etiketter för varje kategori, till exempel dekorera inspiration eller middagsidéer.
Kuponger och kvitton Förvara en kupongplånbok med uppdelare i din väska eller bil.
Unge's konst och skolarbete En lådd låda på en praktisk hylla är perfekt för förvaring av barn's skolarbete. Samla dagliga papper här när du bestämmer om de're behållare.
Instruktionsböcker och garantier Håll denna information i samma rum som föremålet, i en tidningshållare om du lagrar flera handböcker. Häft kvittot och garantikortet på omslaget.
Mer för dig
Organisera viktiga dokument + räkningar
Handla hemkontorslagring
Skydda viktiga dokument
Uppdatera metallskåp med färg
Gör en Command-Central Binder
