Skapa en gästlista

Osäker på hur många personer som ska bjuda in, eller vem ska bjuda in? Vi har allt som ingår i vår gästlista guide.

Uppdaterad: 17 februari 2017 Spara Pin FB Att skriva ner dina känslor hjälper dig att hantera dem.

Att bestämma vilka släktingar som ska bjuda in till återföreningen kan innebära några oväntade utmaningar. Familjer kan vara stora, små, avlägsna, nära-stickade, feudande eller helt otrevliga. Ska du bjuda in alla levande ättlingar i familjen Osenhoffer, som bosatte sig i Boston i slutet av 1700-talet? Ska du lämna ut excentrisk farbror Al för att han tenderar att skämma bort alla med sin färgskämt? Kolla in våra tips och råd att överväga när du gör en gästlista.

Gruppstorlek

Välj en gruppstorlek som du tycker du kan hantera. Vissa arrangörer föreslår att man börjar små (föräldrar, barn och barnbarn) det första året och lägger till på familjegrenar (kusiner, moster och farbröder, etc.) för senare återföreningar. Om din familj är liten för att börja med, bjud in alla. Vissa arrangörer kan vara mer benägna att samla alla kusiner som har spridda runt om i världen. Andra som söker familjerötter kan utöka listan för att inkludera alla efterkommande av en viss förfader. Det finns många sätt att expandera eller begränsa gästlistan. Bunnlinjen: Endast du kan bestämma var du ska rita linjen.

Vissa familjer är små och strama, vilket gör processen att hitta alla enkelt. Andra kan vara långtgående, vilket gör uppgiften att hitta dessa individer ganska svår. Men uthållighet lönar sig. Här är några tips:

• Utnämna en familj "slutsats". Välj någon som älskar undersökande forskning och är villig att ta tid och ansträngning för att få resultat. Se till att din sleuth's namn, adress, telefonnummer och e-postadress visas i alla återkommande utskick.

• Inkludera en lista med "saknade" familjemedlemmar i varje post och fråga någon med ledare att kontakta familjens slutsats. Något litet ledtråd kan hjälpa till.

• Några identifierande ledtrådar att söka efter: Namn på hemstad; skolor deltog och år av examen; ålder; ockupation; religiös anslutning gift namn särskilda intressen eller utbildning samhälls- och / eller klubbanslutning (Stadsstyrelse, PTA, etc.)

• Kolla in dessa böcker, som kan visa sig vara användbara resurser: --

Hitta någon snabb av R. Johnson och Debra Johnson Knox (MIE Publishing, 1997) -- Få fakta om någon av Dennis King (Prentice Hall / Macmillan, 1999) -- The Directory of Family Associations, 4: e upplagan (2001), Genealogical Publishing Company, 1001 N. Calvert St., Baltimore, MD 21202; 800 / 296-6687; $ 34,95 plus porto och hantering.

• Hyra en professionell släktforskare. För att hitta en genealog i närheten av dig, kolla in Roster för certifierade personer i styrelsen för certifiering av genealoger. där's ingen avgift för att läsa listan online. Eller besök Everton's Genealogical Helper tidningen online, som erbjuder en avgiftsbaserad söktjänst.

Styrelsen för certifiering av genealoger

Everton's Genealogical Helper

• Skriv ut ett mötemeddelande i en tidning eller tidning.

• Använd Internet-sökmotorer som Google eller Yahoo för ett visst namn eller sökande av vita sidor.

Google

Yahoo

Svart får

Ska du bjuda in det så kallade "svarta fåret" i familjen? Om inte den personen har begått något oförlåtligt, häftigt brott, bjuda honom eller henne till återföreningen. (Det är fortfarande osäkert? Beväpnad rån är en förödande brottslighet, och glömmer att ringa farmor Louise på födelsedagen är det inte.) Reunioner handlar om att dra människor ihop och inte skapa rift. Det'Det är oftast bättre att bjuda individen, och låta honom / henne bestämma om han ska komma eller ej.

Till skillnad från att planera andra speciella evenemang som ett bröllops- eller födelsedagsfest kräver återföreningar kontinuerlig kommunikation. Om inte återföreningen är väldigt liten och alla bor i närheten, är en enstaka inbjudan i allmänhet inte tillräckligt. Du kan behöva skicka cirka tre meddelanden för att säkerställa att alla får meddelandet och har tid att svara och planera för resan. Även om det kan låta som mycket arbete (och det är) är det bästa sättet att uppmuntra intresse, bygga momentum och hålla alla delaktiga i planeringsprocessen.

Första Mailing

Den här första "exploratory" -sändningen - som ska skickas cirka 18 månader till ett år före den stora händelsen - kan ta formen av ett brev eller en flygblad. För att ställa in tonen och uppmuntra engagemang, se till att brevet är så entusiastiskt som möjligt. Låt familjemedlemmar veta att en återförening planeras. Uppmana familjen deltagande genom att begära föredragna datum, tider och platser, idéer för återförening och ett samtal för frivilliga. För att begränsa fältet, ge några konkreta förslag till tid och plats (t ex "Memorial Park i Bergenfield den 4 juli" i stället för "Bergen County sometime in July"). Du bör också fråga hur mycket pengar människor är villiga att spendera på återföreningen per dag och ge prisklasser. Om du'försöker fortfarande jaga några förlorade släktingar, den här första inlämningen är en bra tid att be om ledningar.

För att öka oddsen för att ta emot ett svar, inkludera en tidsfrist (cirka fyra veckor), ett självadresserat stämplat kuvert (om din budget tillåter) samt telefonnummer och e-postadresser till alla medlemmar i återföreningskommittén. För att hjälpa till att hitta saknade släktingar, ta med kontaktinformation för familjen "slutsats" för att hjälpa till att spåra dem.

Second Mailing

Denna andra mailing, som ska skickas sex till nio månader före återföreningen, är tillkännagivandet alla's väntade på. Om budgeten och tiden tillåter kan du skicka formella, tryckta inbjudningar. Men de flesta familjer väljer hemlagade brev eller flygblad, spruced upp med konstverk, foton, intressanta teckensnitt och / eller ett familjeemblem för att få det iögonfallande (se Nyhetsbrev, nedan). E-post fungerar bra för att hålla kontakten med individer och svara på frågor. Men där inbjudningar berörs, verkar bra gammaldags flygblad som kan fastna i kylskåpet fungera bäst.

Denna post bör innehålla följande: Tid, datum och plats för återföreningen; logiinformation registreringsavgift; ett registreringsformulär (ibland tillhandahållet av hotellet / anläggningen); betalningsförfarande återbetalningspolicy riktningar; och vad man ska ta med. Du kan också använda denna möjlighet att begära volontärer och be om förslag till program och spel. Begär T-shirt / cap order.

Vissa familjer innehåller också en enkät, som kan användas för att skapa en familjebok eller att planera program vid återföreningen. Frågor kan vara: namn och födelsedagar för alla familjemedlemmar, inklusive barn; yrken; årsdagar; favorithobbyer, recept etc..

Se till att du inkluderar en tidsfrist för reservationer och svar, ett självadresserat stämplat kuvert (om din budget tillåter) samt telefonnummer och e-postadresser till alla medlemmar i återföreningskommittén.

Tredje posten

Cirka sex till åtta veckor framåt, skicka ut en sista sändning. Om du bara vill pumpa upp spänningen och påminna personer om tid, plats och eventuella mindre uppdateringar eller ändringar, skicka ett informellt vykort. Du kan även skicka ett längre, mer fullständigt brev som bör innehålla uppdaterad information. sista minuten ändringar eller tillägg till ursprungliga planer; en "spark i byxorna" för stragglers och procrastinators (uppmuntra dem att delta genom att inkludera en lista över deltagare); ett möte schema karta och instruktioner Biluthyrning information; kollektivtrafik scheman; och en lista över saker att ta med (t.ex. klädlista, memorabilia, insektsmedel, solblock, kameror, film etc.).

nyhetsbrev

Med all upphetsning i luften börjar vissa familjer med löpande nyhetsbrev (eller webbsidor) som ett sätt att hålla kontakten, tillhandahålla uppdateringar om återföringsplaner och stärka familjeobligationer. Nyhetsbrev kan innehålla artiklar som lämnats av olika familjeförfattare, historiska familiedatum, foton, frågesporter, skämt, födelse- och dödsmeddelanden, äktenskap, nya adresser, barn' bidrag mm.