The Grillesd

Uber familjeåterförening En planeringschecklista

Hälsa och familj
Share

En månad för månad guide för att hjälpa din familj att skapa en stor familjeåterförening.

Uppdaterad: 17 februari 2017 Spara Pin FB

Stora familjeåterföreningar är underbara tillfällen utformade för att fira din familj's långvariga arv och traditioner, och din familj's framtid. Dessa typer av återföreningar spänner vanligtvis flera generationer, och inkluderar fjärde och femte kusiner, kanske ännu mer.

Om du'Re planerar en stor släktträff, den'Det är en bra idé att börja mäta intresse och samla kontaktuppgifter mer än ett år i förväg. Ännu viktigare: Samla ett släktgrupp som hjälper dig att samordna den här stora händelsen och alla saker som går med den. Här'Det är en checklista som hjälper dig och din familj att komma igång!

12-18 månader före

Skapa en e-postlista. Börja med en databas med adresser, telefonnummer och e-postadresser som du kan lägga till och uppdatera så att du kan få ordet ut. Överväg att starta en "grupp" online på Yahoo eller på Hotmail så att du enkelt kan hålla kontakten.

Bestäm familjemedlemmarnas intresse. Skicka ut en familjestämning (via e-post eller post) för att mäta intresse för ett möte, få en uppfattning om hur många människor som kan delta, bestäm datum, platser och ta reda på vad deras idé om den perfekta återföreningen kan vara.

11-12 månader före

Formföreningskommittéer.

  • Webbplatskoordinator för att skapa boende
  • Kassör för att hålla reda på kostnader och organisera insamlingsaktiviteter
  • Culinary Planner för att ordna menyer, planera måltider, kontakta cateringfirma och utvärdera lokala restauranger

  • Ställ designern för att hantera dekorationer och skyltar

  • Evenemangsdirektör för att planera aktiviteter och underhållning

  • Reunionsekreterare för att samordna kommunikation och hantera förfrågningar

  • Historiker för att ge familjebakgrund vid behov

  • Fotograf / videograf för att spela in evenemanget

  • Huvudhushållare för rengöring

    • Skapa ett budget och bokföringssystem.

    Börja fundraising. Stora familjeåterföreningar kan bli dyra för arrangörerna, även när varje deltagare betalar sitt eget sätt. Här är några idéer som hjälper dig att täcka dina utgifter, eller för att finansiera närvaro av avlägsna familjemedlemmar eller personer med särskilda behov.

    • Håll en familjeåterförsäljning, auktion eller garageförsäljning där varorna till salu inkluderar mormor's täcken, hand-down möbler, barn' konst eller memorabilia. Koordinera försäljningen på Internet.
    • Gör en familjedokumentär med hjälp av filmskapande programvara. Skärma det vid återföreningen och sälj kopior.
    • Be om donationer från familjen. Skapa en återföreningwebbplats över vilken donationer kan göras via ett PayPal-konto, en säker onlinetjänst som låter dig skicka och ta emot pengar med ett kontokort eller kreditkort med endast en e-postadress.

    Forskningsplatser och anläggningar.

    • Låt dina evenemang leda forskningsplatser som tillgodoser olika intressen, åldersnivåer, fysiska förmågor och ekonomiska resurser.
    • Bakgården grillen kan vara den klassiska platsen, men överväga minnesmöjligheter som kryssningsfartyg eller en ranch. Familjeanläggningar i Ocean eller Lakeside är perfekta. Det finns saker att göra på både vatten och på land - aktiviteter för att hålla barnen upptagna och lounger möjligheter på stranden för vuxna.
    • Många semesterområden har en "destination manager" som kan hjälpa dig med detaljerna i din återförening. Dessutom utser hotell och resorts ofta en medlem av deras säljare som reunionsspecialist.

    10 månader före

    Slutför datum och plats. Ta reda på vilka bekvämligheter som finns tillgängliga: dricksvatten, pool, grillplats, omklädningsrum, inomhusutrymme (vid regn), picknickbord, etc.

    Planera boende.

    • Skapa en lista över lokalt boende och se om du kan ordna en rabatt på ett block av rum.
    • Kontakta lokala familjemedlemmar för att se om de'du vill vara värd för släktingar i deras hem. Kompilera volontärer' namn och telefonnummer till en lista.

    Kom upp med ett preliminärt möte schema, tema och ungefärlig kostnad per person.

    Skicka spara datum för e-post eller mailare.

    • Inkludera ett preliminärt möte schema, tema, ungefärlig kostnad per person och boendealternativ.

  • Begär information om saknade släktingar.

  • Begär information om familjetraditioner, recept och aktiviteter som du kanske vill inkludera i ditt evenemang.

  • Begär volontärer att hjälpa till med planering, eller att föra mat, tillverka leveranser, volleybolls nät eller andra föremål för gruppen's användning.

    • 8 till 9 månader före

    Kontakta frivilliga och utföra uppdrag enligt vad som är lämpligt.

    Hyra en fotograf.

    Hyr en videograf.

    Hyra underhållning -- diskjockey, band eller annan underhållning, om tillämpligt.

    Boka boende.

    8 månader före

    Schemalägg händelser och aktiviteter.

    • Säkra proffs eller platser för dina aktiviteter. Till exempel göra rafting reservationer, boka ett softball fält, hyra reseguider eller yoga instruktörer.
    • Börja köpa saker du'Behöver du någon formgivning.

    Planera och planera måltider. Om du'gör en avslappnad picknick, en utökad camping resa eller en helg i Las Vegas, du'Vill du planera en meny och / eller hitta rimliga restauranger som rymmer stora grupper.

    • Skapa en lista över alla måltider du'Jag ska äta eller maten du'behöver du.
    • Tilldela ett matobjekt till varje släkting.
    • Kontakta restauranger för att se om de'll rymma stora grupper och boka om möjligt.

    Slutför planer för återförening favoriserar, video, familjehistoria pamflet eller T-shirts. Familjemedlemmar vill ha något att komma ihåg detta stora tillfälle.

    • Be en konstnärlig familjemedlem att designa en T-shirt, hatt, tröja eller annan personlig klädartikel.
    • Dra samman resurser för din familjhistoria eller video.

  • Om du väljer att ge ut favoriter är engångskameror och matchboxar två budgetvänliga alternativ som kan anpassas för din händelse.

    • 6 månader före

    Skicka inbjudningar.

    • Inkludera slutförda tider, platser, kartor, körriktningar, boendealternativ, kostnader och ett schema med händelser.

  • Inkludera en anmälningsalternativ för specifika aktiviteter, om det behövs.

  • Inkludera uppdrag för släktingar som har frivilligt att ta med mat eller andra föremål.

  • Inkludera en begäran om foton och / eller berättelser som du skulle inkludera i familjehistoriken eller videon.

  • Inkludera ett RSVP-datum tillsammans med en e-postadress, telefonnummer eller postadress som de kan svara på. Be familjemedlemmarna att tillhandahålla deras boende eller ankomstinformation, om det är lämpligt.

    • 5 månader före

    Starta en lista av dem som har bekräftat sitt närvaro, var de'Jag ska stanna, och när de'kommer anländer.

    Reservera uthyrningsutrustning såsom en podium, mikrofon, bord eller stolar.

    Börja kompilera och skriva din familjehistoria broschyr eller video. Du'Du måste slutföra det här fyra månaderna innan återföreningen har tid att beställa antal kopior du behöver.

    3 till 4 månader före

    Gör slutliga inköp.

    • Craft leveranser
    • dekorationer
    • Favoriter, personliga T-shirts, engångskameror eller andra saker som du planerar att ge ut vid mötet
    • Andra _______________________________

    Beställ kopior av släktforskning eller video.

    Två månader innan

    Bekräfta restaurangreservationer och ge din senaste gäst uppskattning.

    Bekräfta med släktingar vem tar mat eller andra förnödenheter.

    Bekräfta mötesplatser.

    Bekräfta aktiviteter.

    Bekräfta sovande boende.

    2 veckor före

    Kontakta restauranger med en slutgiltig gästräkning.

    Kontakta någon professionell du'har anställts och bekräfta tider, platser och sista gästräkning.

    • Fotograf
    • videographer
    • Underhållning
    • Aktiviteter koordinatorer, instruktörer, reseguider

    Granska din sista att göra-lista.

    Köp sista minuten dekorationer och tillbehör.

    Skapa tecken och banderoller.

    Gör arrangemang för att donera kvarvarande mat till ett lokalt skydd eller matskafferi.

    2 dagar före

    Granska reunion minutiae med kommittéer.

    Förbered slutbetalningar och tips för alla yrkesverksamma och hjälpa dig'har anställts. Lägg dem ihop i separata kuvert så att du snabbt kan lämna ut dem efter behov under hela evenemanget. Tänk på att du kan skicka extra tips senare om deras prestanda var exceptionellt. Annars är en 10 till 15 procent tips vanlig om det's ingår inte i deras avgift.

    Dagen före

    Ställ in och dekorera.

    Få lite sömn!

    Inom 2 veckor efter evenemanget måste du:

    Skriv tackanvisningar till speciella deltagare, släktingar som donerade tid och pengar och alla andra som hjälpte till att göra din händelse till en framgång.

    Skicka ytterligare tipspengar och återstående slutbetalningar.

    Utveckla film. Var noga med att få CD-skivor så att du kan ladda upp bilder till ofoto.com eller shutterfly.com. På så sätt kan andra familjemedlemmar köpa kopior av dina bilder.

    Donera eller distribuera överblivna favoriter, dekorationer, familjehistoriska broschyrer, etc..

    Inom 4 veckor efter evenemanget:

    Följ upp med videograf och fotograf att ta reda på när material kommer att vara redo för distribution.

    Skicka ett mail eller massutskick till alla som deltog, sammanfattade festligheterna, tacka dem för att delta och berätta för var de kan köpa foton, videor eller andra uppföljningsobjekt från din händelse.

    Hälsa och familj
    ×