Välj datum, längd och plats

Med lite tålamod och lagarbete kan du välja ett möteplats och datum som fungerar för nästan alla. Här är hur.

Uppdaterad: 17 februari 2017 Spara Pin FB Att få en gruppöverenskommelse om datum och plats behöver inte vara svårt.

Vad'Är det viktigaste beslutet när du planerar ett familjeåterförening? "Ange ett datum så att familjemedlemmar kan lägga det på sina kalendrar innan de planerar semester", säger Tom Ninkovich, författare till Handbok för familjeåterförening (Reunion Research, 1998). Och kom ihåg att den viktigaste aspekten att välja ett mötesdatum är att hålla fast vid ditt slutliga beslut. Byte av datum kommer bara att skapa förödelse för andra. Saker att tänka på när du väljer ett datum: Planera framåt. De flesta möten måste planeras en till två år i förväg. Förskottsplanering gör att du kan boka det perfekta mötesplatsen. Planering i förväg tillåter också deltagare att avsätta semestertid och spara pengar de kan behöva delta i. Få enighet. don't Välj bara det datum som's rätt för dig. Poll familjemedlemmar för att undvika tidskonflikter. Om det finns familjemedlemmar som absolut måste delta (till exempel farföräldrar), kolla först med dem. Välj sedan ett datum som's bästa för de flesta människor. Det finns många sätt att välja ett datum. Du kan erbjuda 3-4 olika alternativ och få familjemedlemmar att skicka in sina röster inom en viss tidsfrist. Du kanske vill ge en del förklaring till varför vissa datum kan vara bättre än andra. Till exempel kan din initiala brev säga: "Farbror Bert firar sin 80-årsdag den 10 juni. Wouldn'är det bra att hylla vår favorit farbror genom att kasta familjeåterförening den helgen? "Då kan du erbjuda två eller tre andra möjliga datum som säkerhetskopia. Låt familjemedlemmar känna till majoritetsreglerna. Tyvärr kommer någon alltid att ha en konflikt. sätt att lösa detta problem är att ställa potentiella datum för de kommande två återföreningarna. På så sätt kan människor som kan'Att delta i denna tid kommer förhoppningsvis att göra det till nästa.

Idéer för datum

Välj ett datum. Här är några förslag:

• Familjens milstolpe eller speciell dag: Dessa typer av datum kan innefatta ett silver- eller gyllene årsdag, en morförälder's eller äldre's födelsedag, ett bröllop eller en examen, en förfader's födelsedag eller datum för invandring, en pension, en födelse eller en etnisk eller religiös helgdag.
• Tid på år / säsong: "De flesta familjeåterföreningar hålls mellan juni och september, eftersom vädret är bättre, resan är lättare, skolan är ute och sommaren är den traditionella tiden för semester", säger Ninkovich. Men vissa familjer föredrar att dra nytta av "off season" värdepaket, som inkluderar april-maj, oktober-november och december-februari (förutom vid tropiska badorter och skidområden). Boenden och flygpriserna tenderar att vara lägre vid dessa tider. Nackdelarna är att reseförhållandena kan vara hårda (tänk snö) och barn tenderar att vara i skolan.
• Högtider: I vissa städer anses lagliga helgdagar, såsom Memorial Day, den fjärde juli och arbetsdagen, "off" säsongen eftersom de vanliga affärsresenärerna är på semester. Långhelger är vanligtvis perfekta för återföreningar i städer som Chicago, New York och Washington, D.C. Tänk på att Thanksgiving eller årsskiftet fungerar bra för små möten nära hemmet. Men dessa helgdagar brukar inte't fungerar bra för stora eller geografiskt avlägsna familjer, eftersom de flesta människor tenderar att vara mer fokuserade på sina egna kärnfamiljer vid denna tid av året.

Ett specifikt möte, helg eller månad: "Många familjer sätter ett särskilt möte datum de kan räkna med från år till år, till exempel 'andra lördagen i augusti,'"säger Ninkovich." Återföreningen får inte hållas varje år, men när det hålls vet alla när det kommer att bli. "

Beslut om reunionslängd

Återföreningar kan varas var som helst från en eftermiddag till tre eller flera dagar. "En allmän regel är att de längre människorna måste resa, ju längre återföreningen ska vara," säger Ninkovich. Få människor kommer att flyga längs land för eftermiddagste. Små återföreningar genomsnittlig en dag. Större återföreningar varar ungefär två eller tre dagar. Du don't vill att de ska hålla för länge, rådgör Ninkovich. "Din nästa återförening kommer att gynnas om du lämnar dem som vill ha mer."

Efter att ha bestämt när återföreningen kommer att äga rum, är nästa stora beslut: Var? Möjligheterna kan tyckas oändliga. Exempel är nöjesparker, läger, kyrkor, kollegor sovsalar, lägenheter, konferenscenter, kryssningsfartyg, historiska platser, hem, hotell, husbåtar, motell, naturreservat, en park, en ranch eller gård, orter och djurparker. I allmänhet beror ditt val på storleken på återföreningen, årstiden, tillgängligheten och typen av återförening du'Jag gillar att ha (t.ex. en liten picknick, en kryssning, en rustik camping resa etc.) Tänk på att ingen webbplats kommer att vara perfekt. "Om det är snyggt och billigt är det beläget på ett avlägset sätt. Bra priser och bekvämt? Estetiken har mycket att önska, säger Jennifer Crichton, författare till Familjåterträff (Workman Publishing, 1998). "Återföreningar handlar om familjeliv, och familjelivet handlar mer om avvägningar än perfektion." Det är dock möjligt att hitta en webbplats som uppfyller de flesta av dina behov. Följande är saker att tänka på för fyra grundläggande slags återföreningar.

Frågor att fråga är:

• Har du tillräckligt med utrymme för alla att sitta och äta bekvämt, med tillräckligt med utrymme för barn att springa runt?
• Hur många bord och stolar kan passa i bakgården?
• Finns det tillräckligt med utrymme inomhus vid dåligt väder?
• Finns det plats för ett tält?
• Kan ditt hem, gata eller grannar rymma parkering?
• Är du villig att "låta saker gå" för att vara värd för en stor folkmassa i ditt hem? Små barn kan springa genom ditt hus (så sätt bort brytbarhet). Din gräsmatta kan ta ett slag. Du kan samla papperskoppar, tallrikar och servetter från varje spalt av din egendom långt efter att dina gäster har gått. Fråga dig själv, 'Kan jag hantera röran?'

Om svaret på många av dessa frågor är "nej" kanske du vill titta på offentliga parker som ett annat alternativ (se Hometown Reunion på nästa sida).

Denna typ av händelse kommer sannolikt att hållas i familjen's ursprungliga hemstad. Frågor att fråga dig är:

• Om ditt hem är inte'inte tillräckligt stor för att vara värd för en folkmassa, finns det några närliggande offentliga parker eller naturreservat som kan rymma din klan?
• Har parken ett skydd eller en paviljong för att skydda dig mot sol eller regn?
• Behöver du boka på förhand? Om så är fallet, när?
• Behöver du få tillstånd? Om så är fallet, ta reda på detaljer som hur och när du ska ansöka och hur mycket det kostar.
• Är platsen tillgänglig med bil eller buss? Finns det parkering?
• Är det rullstolsbild (om det behövs)?
• Hur nära är toaletterna? (Du kan behöva hyra en portabel toalett.)
• Finns det vatten för att dricka och / eller tvätta på platsen?
• Vilka faciliteter är tillgängliga för dina gäster (t.ex. baseball, tennis, en lekplats, strand eller sjö, båtliv, etc.)?
• Är grillar tillåtna?
• Finns det en föreskrift om alkoholhaltiga drycker?
• Hur många picknickbord / bänkar är tillgängliga? Finns det en skuggig yta för picknickfiltar?
• Finns el tillgänglig, eller behöver du ta med en generator (för saker som mikrofon, musikinstrument etc.)?
• Ger parken säkerhetspatrull?

Längre återföreningar som varar 3-4 dagar kräver vanligtvis större boende, såsom hotell, motell, orter, sovsalar eller konferenscenter. När du'du har identifierat din återförenings geografiska läge, kanske du vill kontakta det lokala turistrådet, handelskammare och konferens- och besökarebyråerna. Dessa yrkesverksamma kan hjälpa dig att hitta boende, restauranger, utflykter, cateringfirma, fotografer, etc. Frågor om boende bör innehålla:

• Hur långt är platsen från lokala flygplatser och tågstationer? Levereras transport? Finns det tillgång till kollektivtrafik?
• Har anläggningen gruppräntor?
• Gäller några rabatter (till exempel för "lågsäsong")?
• Finns det några "freebies" (t ex ett ledigt rum för ett visst antal betalda rum, barn är gratis)?
• Krävs en insättning När är det förfallet? Vad är återbetalnings- / avbokningsreglerna?
• Finns det mötes- och / eller bankettrum på plats eller i närheten?
• Vilka restauranger finns tillgängliga både på plats och i området?
• Finns det en pool (inomhus eller utomhus)?
• Vilka andra faciliteter är tillgängliga för gäster (t.ex. spa, gym, tennis, kafé, salong, etc.)? Vad är avgifterna?
• Kan anläggningen förse dig med namn och kontaktinformation till andra återföreningsorganisatörer som nyligen använt webbplatsen?
• Kan en familjemedlem som bor i området göra en inspektion på plats?
• Finns det bord, stolar, anslagstavlor och annan utrustning för registrering / presentationer? Finns det en avgift?

Vad är rökningspolitiken? Är "rökfria" sovrum tillgängliga?

Finns det rullstolsbehörighet (om det behövs)?

Finns det parkering? Är det gratis? Finns det ett offentligt parti i närheten?

Fråga alltid möjligheten att skicka ett kontrakt med alla detaljer som du diskuterat. Granska det noggrant.

En bra källa är Handbok för familjeåterförening av Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Camping ut

För återföreningar som håller en hel vecka föredrar vissa familjer att campa i tält, husvagnar eller släpvagnar. Kolla in följande:

• Under vilka årstider är campingplatserna öppna?
• Vad är avgifterna? Hur långt i förväg behöver du boka?
• Hur långt är platsen från närmaste strand, stad, historiskt område, berg / vandringsleder, shopping, stat eller nationalpark, temapark och / eller turistområde?
• Vilka boende finns tillgängliga (t ex, släpvagnar / husbilar, stugor eller bunkar)?
• Finns anslutningar för vatten och el?
• Vilka faciliteter finns (till exempel grillgrillar, lägereldar, täckta platser / skydd, mat, is, uthus / toaletter, varma / kalla duschar, bord och bänkar, papperskorgen, tvätt)?
• Vilka aktiviteter finns i närheten (t.ex. båtliv, backpacking, sport, vandring, simning, fiske etc.)?

Hyra lägenheter, ett hem eller sovsalar

Ett annat alternativ är att hyra lägenheter, ett hus eller sovsalar. För sovsalar - ibland tillgängliga under sommarmånaderna - kontakta bostadsavdelningen för högskolor i ditt möteområde. För att ta reda på condouthyrning, kolla med de lokala handelskammarna, turiststyrelsen eller kongress- och besökarbyrån. Du kan också söka på de gula sidorna, på papper eller på nätet, för lokala fastighetsmäklare, som ofta publicerar häften med lägenhets- eller husuthyrningsinformation.

Yahoo

Verizon Superpages

När du bokar bokningar, var noga med att fråga:

• Under vilka årstider finns rum tillgängliga?
• Hur långt är boende från närmaste rekreationsområden (t.ex. strand, stad, historiskt område, berg / vandringsleder, shopping, stat eller nationalpark, nöjespark och / eller turistområde)?
• Vilka faciliteter finns i rummen (t.ex. badrum / duschar i rum eller salar, kylskåp, ugnar, mikrovågor, is etc.)?
• Rummen har luftkonditionering?
• Finns sängkläder och handdukar?
• Var är närmaste tvättmaskin?
• Finns det ett gemensamt rum för möten, måltider, fester etc.? Finns det en extra kostnad? Behöver rummet reserveras i förväg?

Fortfarande fast? Konsultera följande källor: publikationer:

• Familjåterträff av Jennifer Crichton (Workman, 1998)
• Handbok för familjeåterförening av Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
• Familjeåterförening Planner av Donna Beasley (Macmillan, 1997)
• The Family Reunion Sourcebook av Edith Wagner (Lowell House, 1999)
• Möten Magazine Workbook & Catalog (2001); 414-263-4567

Konferens och besökare byråer (CVB): ideella organisationer som representerar städer eller regioner för alla slags möten. De flesta CVB erbjuder sina tjänster kostnadsfritt och kan hjälpa till att erhålla boendekostnader, platsbesiktningar och andra tjänster baserade på dina behov. Kolla in lokala CVB genom att söka på de gula sidorna online.

International Association of Convention & Visitor Bureaus

Verizon Superpages

Yahoo (gula sidorna)

Telefonböcker: Finns för någon del av landet - 800-848-8000 - eller på CD-ROM i ditt lokala bibliotek.

Handelskammare: Bra källor till boende, platsinspektioner, kartor, informationsbroschyrer, sightseeingresor, etc..