Reunion Tidslinje

Oavsett vilken storlek din återförening blir, kommer vår tidslinje för prov att vägleda dig när du planerar en sömlös händelse.

Uppdaterad: 17 februari 2017 Spara Pin FB Det är aldrig för tidigt att börja planera.

Familjeåterföreningar kommer i alla former och storlekar. En sak de delar är att de alla kräver förskottsplanering. Faktum är att vissa familjer behöver planera en till två år framåt, beroende på klanens storlek och avstånd som människor behöver resa. Ju mer organiserad du är desto smidigare kommer saker att springa. En tumregel: Efter att ha valt ett datum, var snäll att reservera webbplatsen. Därefter ska alla andra delar falla på plats.

Tänker du planera ett möte? Konsultera vår föreslagna tidslinje och skräddarsy den efter dina individuella behov.

2 år till 18 månader före *

• Få familjen konsensus att gå vidare med återförening planer.
• Utforma en kommitté för att komma med en lista över möjliga datum och platser.
• Scout ut möjliga webbplatser.
• Sätta ihop en adresslista / telefon / e-postlista.

* Obs! Det krävs mycket tid för större möten eller för de där familjemedlemmar är utspridda runt om i världen. För mindre återföreningar, som bakgårdsbegrillar, kan du kondensera tidslinjen och börja planera ca 6 månader framåt.

18 till 12 månader framåt

• Skicka ut en första post som meddelar återföreningen och en preliminär tid och plats. Be familjemedlemmarna svara om de kan komma, så du kan få en grov uppskattning av deltagarna.
• Bestäm budgeten. Anländer till en bekväm summa för de allra flesta familjemedlemmar.
• Bestäm ett datum.

12 till 9 månader framåt

• Om du bokar hotell, resort eller liknande anläggning, boka plats eller block av rum.
• Organisera kommittéer för underhållning / evenemang, bankett, mat, barnomsorg, spel mm.

9 till 6 månader framåt

• Om du planerar en återförening i en park, reservera utrymme och skydd (om det behövs).
• Planera återförening schema och dagliga aktiviteter (program, högtalare, prisutdelning, turer, etc.).

Skicka ut en ny post som meddelar (slutförd) tid och plats för återföreningen, logi, typer av aktiviteter, budget, registreringsformulär (vid behov) och ett samtal för frivilliga.

Gör bankett eller andra cateringarrangemang för stora evenemang.

Kontakta en fotograf (eller delegera en familjemedlem som officiell fotograf).

5 månader framåt

• Det här är bra "in-between" tid att slappna av. Få en massage.
• Stampa ut bränder när det behövs (t ex glädje Joy avbröts av misstag av inbjudningslistan. Skicka inbjudan snabbt!).

4 månader framåt

• Design och order familj T-shirts, hattar eller andra minnessaker.

Party Favor Ideas

• Bekräfta bokningar, underhållning, fotograf, cateringfirma mm.
• Välj dekorationer, särskilt de som kräver professionell utskrift (t.ex. banners).

Beräkna låntagare eller hyrabehov (t ex stolar, bord, kylare etc.). Boka.

Boka ett tält för utomhusaktiviteter (om det behövs).

2 månader före

• Skicka ut uppföljningsvykort / påminnelse.
• Rita upp listan över deltagare; göra uppföljningsanrop.
• Inrätta frivilliga för att sätta upp, städa upp, etc. (för vilka händelser som helst kräver dem).
• Förbered program och scheman.

1 månad framåt

Köp (eller tilldela en volontär att köpa) nonperishable objekt (t ex namn taggar, lotteri biljetter, hantverk leveranser, dekorationer, etc.). För picknick och grillar, var noga med att inkludera pappersvaror, papperskorgen etc..

För picknick och grillar, bestäm menyn. Fördela upp pusseluppdrag.

2 veckor framåt

• Gör en checklista. Inkludera lista över volontärer och deras uppdrag.
• Incheckning med frivilliga och granska slutliga uppgifter.
• Bekräfta reunionsarrangemang med anläggningen.

1 vecka framåt

• Ladda upp kameror och videokameror med film / tejp / batterier.
• Montera välkomstpaket, namnkoder mm.
• Familj "kockar" bör handla ingredienser och börja laga mat.

Plocka upp eller ha "låntagare" (stolar, kylare, etc.) levererad. Ordna för att tältet ska ställas in.

Reunionsdagar

• Dubbelkontrollera din checklista. Organisera volontärer.
• Ha det så roligt!

Uppföljning

• Klättra dig på ryggen, koppla av och njut av rester.
• Komplet bokföring avveckla konton.
• Ring eller skriv frivilliga för att tacka dem för deras ansträngningar.
• Skicka tackanvisningar till platschefen, caterer, hotellpersonal och andra om du'var glad med de tillhandahållna tjänsterna.
• Skicka uppföljning / nyhetsbrev till hela familjen, inklusive de som inte kunde delta, och beskriva händelserna i helgen.

• Reflektera och utvärdera för nästa möte: Vad fungerade? Vad gjorde det inte't?
• Börja planera din nästa möte.