Din checklista för att göra medelstora familjeåterförening enkelt

En vecka för vecka för att hjälpa din familj att skapa familjeåterförening kommer alla att vilja delta.

Uppdaterad: 17 juli 2018 Spara Pin FB Getty Images Fox Spit, Whidbey Island, Washington, USA

En familjeåterförening är ett bra sätt att samla din familj tillsammans även när den växer och förändras. Det'Det är en möjlighet att fira din familj's historia, senaste prestationer och nya tillägg. Oavsett om det är en picknick i parken, en strandgrill, en parkpark eller en samling i någon's hem, kommer en korrekt planerad återförening att locka till och med de mest avskilda familjemedlemmarna för en eftermiddag roligt i solen.

Om du'Re planerar ett familjeåterförening för omkring 100 personer, du'Du vill börja din planering ungefär sex månader i förskott så att du kan trumma upp intresse och anlita några suppleanter för att hjälpa dig att dra av det. Här'Det är en checklista som hjälper dig och din familj att komma igång!

6 månader före

Innan någon planering kan börja på allvar måste du avgöra vem som vill delta i ett möte. Skicka ut en familjestämning via e-post för att mäta intresse, få en uppfattning om hur många personer som skulle delta, och ta reda på vilka datum och platser som skulle fungera bäst. Du borde också fråga om budgeten så att du vet hur mycket pengar människor är villiga att spendera på evenemanget. Försök att ge intervaller för kostnad per person så det'Det är lätt för människor att förstå. Använd ett onlineverktyg som Survey Hero för att skapa en enkel meningsmåling gratis och dela länken med familjemedlemmar. Genom att ställa in onlineundersökningen kan du organisera svar när de kommer in.

Nu'Det är också dags att bestämma om återföreningen kommer att hända hos en familjemedlem's hem eller en annan plats. Reunioner som hålls i hemmet är ofta värd av familjen matriarken eller patriarken, särskilt när mormor's hem har spelat en stark roll i familjens historia. Boisterous julpartier, avslappnade Labour Day grillar och even graduate fester kan vara underbara tillfällen att samla försvunna släktingar och långa förlorade familjemedlemmar under ett tak. Om ditt utrymme är något begränsat kan du överväga att göra ett familjeåterförening "öppet hus" där människor kunde komma och gå hela dagen. Om du're hosting reunion, eller mormor är, se till att du har hjälp. Få tillförlitliga tjejer att laga mat och några entusiastiska kusiner att organisera aktiviteter. Eller, om din budget tillåter, hyra en matleverantör för att komplettera dina hembakade måltider och för att hålla drinken flödande.

Ha familjeåterförening på ett annat ställe än en familjemedlem's hem betyder ingen familj är ansvarig för alla arrangemang. Uppgifter kan fördelas över utökade familjegrupper, vilket underlättar en del av planeringsbelastningen. Det kan också låta dig ta emot fler personer än någon annan person's home can. Och för att resa familjemedlemmar kan en plats med andra fritidsaktiviteter tillåta dem att sätta återföreningen i en fullfjädrad familjesemester, som gör det mesta av att resa dollar spenderas.

5 månader före

Be om hjälp och samla din reunion-planeringskommitté tillsammans. Du'Du måste hitta pålitliga och entusiastiska släktingar som kan ta ansvar för:

• Hitta en plats för evenemanget. Om du'har inte återföreningen hos en familjemedlem's hem, du'Du måste börja leta efter en plats. Din hjälpare måste undersöka platser som tillgodoser olika intressen, åldersnivåer, fysiska förmågor och ekonomiska resurser. Familjeparker i Ocean eller Lakeside är perfekta. Det finns saker att göra på både vatten och på landsbygden för att hålla barnen upptagna och lounger på stranden för vuxna. Många semesterområden och statsparker har en "destinationschef" som kan hjälpa dig med detaljerna i din återförening. Kolla in våra rekommendationer för 10 fantastiska platser för familjeåterförening för att gnista några idéer.
• Beräkna mat för evenemanget. Om du planerar en potluck behöver någon bestämma menyn, tilldela mat och andra matvaror till varje familj. De kan också behöva ordna extra matlagning och / eller grillning på platsen. Eller, om du'Re planerar inte att hantera all mat själv, din hjälpare måste hitta en caterer.
• Dekorationer, inbjudningar och skyltar. Att sätta en person ansvarig för tryckta material hjälper till att säkerställa ett konsekvent tema för evenemanget.
• Aktiviteter och underhållning. En atletisk släkting kan ta hand om volleybollnätet, planera spel för barn och se till att musik är täckt. Krocket, badminton och volleyboll är alla stora gruppaktiviteter utanför. Eller fråga en kusin för att skapa ett spelrum för barn och planera att lagra med brädspel och andra aktiviteter för att hålla barnen upptagna.
• Familjehistoria. Att sätta ihop ett släktträd är ett bra sätt att införliva ditt arv i evenemanget. Du kan också överväga att skapa en liten familje tidning för att markera senaste familjevenemang, speciella fakta och historia.
• Fotografi och / eller video. Du'Jag vill spela in den här händelsen för eftertiden. Överväg att skapa ett onlinefotogalleri där alla kan dela sina foton efter händelsen eller skapa ett konto med en online fotoboktjänst där du kan skapa fotominnessaker för deltagare. 
• Städa. Uppmana flera personer för denna enorma uppgift!

Överväg att hantera dina volontärer med ett verktyg som Signup Genius, som låter dig söka volontärer och skicka gruppmeddelanden och uppmaningar om uppgift utan att röra upp din inkorg.

Du bör också ha konversationer med ditt planeringsteam om budgeten. Baserat på den feedback du fick från din första undersökning, bestäm din arbetsbudget så att du kan behålla kostnaderna i kontroll.

4 månader före

Förhoppningsvis har ditt utskott gjort sina läxor! Fyra månader före din familjeåterförening planerar du att slutföra följande uppgifter:

• Slutför datum och plats. Ta reda på vilka bekvämligheter som finns tillgängliga: dricksvatten, pool, grillmöjligheter, omklädningsrum, inomhusutrymme (i fall av regn), picknickbord och så vidare.
• Diskutera teman och möjligt schema.

Slutför planer för återförening favoriter och memorabilia. Vare sig det's, en familjehistoria pamflet eller T-shirts, familjemedlemmar vill ha något att komma ihåg detta stora tillfälle. Se hur man sätter ihop den perfekta familjeåterföreningens välkomstväska. Be en konstnärlig familjemedlem att designa en T-shirt, hatt, tröja eller annan personlig klädartikel. Har kommittémedlemmen uppdraget med familjehistoria redogöra för vad's behövs för en släktträdesvisning eller video så du'var redo att göra den begäran av familjemedlemmar.

3 månader före

Med de viktigaste detaljerna i din händelse på plats, det's tid för att få ordet ut officiellt och börja låsa i dagens detaljer.

• Skicka inbjudningar. Du kan använda en onlinetjänst som Evite för att få inbjudningar eller skicka dem via e-post eller traditionell post. I vilket fall som helst bör du inkludera följande:

Slutförda tider, platser, kartor, körriktningar, kostnader och ett schema med händelser.

Ett anmälningsalternativ för specifika aktiviteter, om det behövs.

Uppdrag för släktingar som har frivilligt att ta med mat eller andra föremål.

En begäran om foton och / eller berättelser som du skulle inkludera i familjens historia eller video.

Inkludera ett RSVP-datum tillsammans med en e-postadress, telefonnummer eller postadress som de kan svara på. Be familjemedlemmarna att tillhandahålla deras boende eller ankomstinformation, om det är lämpligt.

Följ upp med volontärer och utföra uppdrag enligt vad som är lämpligt.

Schemalägg händelser och aktiviteter. Säkra proffs eller platser för dina aktiviteter om det behövs. Till exempel reservera ett softballfält eller hyra guider eller yoga instruktörer. Om återföreningen kommer att vara hos någon's hemma, fråga släktingar eller ditt lokalsamhälle om du kan låna någon utomhussporter eller spel för spelrummet. Överväg att ha en TV och video eller DVD-spelare i spelrummet, tillsammans med åldersanpassade videor för att hålla barnen nöjda när alla behöver lite nere.

Köp saker du'Behöver du någon formgivning.

Planera och planera måltider.

• Skapa en lista över alla måltider du'Jag ska äta eller maten du'behöver du.
• Tilldela ett matobjekt till varje släkting. Var noga med att dra nytta av deras matlagnings specialiteter, som tant maj's potatisallad, eller kusin Lynn's blåbär paj.
• En avslappnad buffé är förmodligen det bästa tillvägagångssättet för en hemmaåterförening, helt enkelt för att det gör det möjligt för människor att äta i skift. Detta är också perfekt om sittplatser är begränsade.
• Om du planerar att hyra en matleverantör, är det dags att säkra dem. Vissa caterers kommer helt enkelt att hantera köket, se till att buffén fylls på och hålla drinken flödande, så att du kan njuta av festen.
• Kontakta restauranger för att se om de'll rymma stora grupper och boka sedan vid behov.

2 månader före

Saker börjar komma ihop och det roliga är nära! Håll dig utöver dessa organisatoriska uppgifter och du kommer att vara i god form.

• Spåra på deltagarnas detaljer. Starta en lista över dem som har bekräftat sitt närvaro, var de'Jag ska stanna, och när de'kommer anländer Om du använde ett online-system som Evite för att skicka ut dina inbjudningar, kommer det att spåra RSVPs. Men behåll ett Google-ark eller Excel-dokument med all annan information som svaren rullar in.
• Reservera uthyrningsutrustning såsom en podium, mikrofon, bord eller stolar.
• Bekräfta restaurangreservationer och ge din senaste gäst uppskattning.
• Gör slutliga inköp.

Craft leveranser

dekorationer

Favoriter, personliga T-shirts, engångskameror eller andra saker som du planerar att ge ut vid mötet.

Beställ kopior av släktforskning eller video.

1 månad före

Med 30 dagar att gå före återföreningen, bekräftar de första uppgifterna på din månatliga journall bara de detaljer om planer du redan har på plats.

• Bekräfta med släktingar som levererar mat eller andra varor.
• Bekräfta mötesplatser.
• Bekräfta aktiviteter.
• Bekräfta sovande boende.

2 veckor före

Nu's tid att checka in med frivilliga som har fått särskilda uppgifter för att bekräfta tider och slutgiltig gästräkning.

• Måltider

Kontakta restauranger med en sista gästräkning om det behövs.

Beställ kycklingskivor, tårta eller andra festartiklar från din lokala mataffär eller bakare.

Kontakta caterer med en slutgiltig gästräkning om det behövs.

Säljare

• Bekräfta detaljer med din fotograf / videograf
• Bekräfta detaljer med andra tjänsteleverantörer som aktivitetsledare eller reseguider

Dekorationer och skyltar

• Köp sista minuten dekorationer och tillbehör.
• Skapa tecken och banderoller.

Städa

• Bekräfta frivilliga
• Gör arrangemang för att donera kvarvarande mat till ett lokalt skydd eller matskafferi

2 dagar före

• Granska reunion minutiae med kommittéer.
• Hämta ut hyresutrustning, som stolar, bord mm.
• Förbered slutbetalningar och tips för alla yrkesverksamma och hjälpa dig've anställd, som caterer och vänta personal. Lägg dem ihop i separata kuvert så att du snabbt kan lämna ut dem efter behov under hela evenemanget. Tänk på att du kan skicka extra tips senare om deras prestanda var exceptionellt. Annars är en 10 till 15 procent tips vanlig om det's ingår inte i deras avgift.

Dagen före

• Ställ in och dekorera.
• Få lite sömn!

Postreunion

Efter händelsen, du'Jag har några fler detaljer att ta hand om. Inom 2 veckor efter evenemanget, du'måste du:

• Skriv tackanvisningar till speciella deltagare, släktingar som donerade tid och pengar och alla andra som hjälpte till att göra din händelse till en framgång.
• Ladda upp bilder till en online fototjänst. Om du tog bilder själv, ladda upp dina bilder till en webbplats som Shutterfly eller Snapfish. Om några veckor kan du dela länken med deltagare och be dem också att lägga till sina bilder på albumet du'har skapat så andra familjemedlemmar kan köpa kopior av dina foton. Om du hyser alla foton på ett ställe kan du också skapa en fotobok som andra kan beställa, liksom en minnesplats för evenemanget.

Donera eller distribuera kvarvarande favoriter, dekorationer, familjehistoria broschyrer och så vidare.

Inom 4 veckor efter evenemanget, ta hand om följande:

• Följ upp med videograf och fotograf att ta reda på när material kommer att vara redo för distribution.
• Skicka ett mail eller massutskick till alla som deltog, sammanfattade festligheterna, tacka dem för att delta och berätta för var de kan köpa foton, videor eller andra uppföljningsobjekt från din händelse.